Про проєктну заявку майбутнього та як народжувати інноваційні ідеї дізналися ВЕТЕРАНи_Ки ТА АКТИВІСТи_ки

Сьогодні, 2 квітня, відбувся другий тренінг десятиденного онлайн-марафону із проєктного менеджменту, маркетингу та особистого розвитку. Його організувала громадська організація “СТАН” для для активних ветеранів_ок, їхніх родин, громадських діячів_ок та волонтерів_ок, котрі працюють з військовими. Цього разу йшлося про проєктну заявку майбутнього та як народжувати інноваційні ідеї.

Перед тим, як створити проєктну заявку, давайте розберемося, які особливості має проєкт та що його вирізняє. 

Проєкт — це комплекс заходів, які здійснюються для досягнення чітко визначених цілей впродовж відведеного часу і за допомогою визначених для цього фінансових ресурсів (бюджету).

Характерними особливостями проєкту, що відрізняють його від інших видів діяльності, є:

орієнтованість на ціль – проєкт спрямований на досягнення певної поставленої мети, тобто він є не лише сукупністю реалізованих заходів, наприклад, кількості проведених семінарів. Надзвичайно важливо, щоб ці заходи допомагали досягти конкретної мети, яку ви перед собою поставили. 

визначена тривалість – проєкт становить певну цілісність, обмежену в часі. Він має визначену дату початку, визначений період тривалості, а отже, й визначену дату закінчення, заплановану мету ми повинні досягти впродовж відведеного на це часу, тому реалізація проєкту вимагає значної організаційної майстерності. 

неповторність – ця характеристика означає, що проєкт є чимось винятковим, що це не рутинна діяльність, яка вже неодноразово виконувалася. Наприклад, не буде проєктом щоденна робота державних службовців щодо вирішення питань, з якими звертаються громадяни. 

високий ступінь складності – проєкт складається із багатьох тісно пов’язаних між собою заходів. Такі заходи проводяться у певній невипадковій послідовності, їх необхідно проводити згідно із запланованим графіком, у визначений час. 

Кожен проєкт має свій власний виділений бюджет, колектив виконавців, обраних для реалізації проєкту, а також відповідні матеріальні ресурси. Не можна виконувати проєкт без попереднього визначення і забезпечення цих засобів.

Для досягнення успіху в пошуку фінансової підтримки необхідно:

• орієнтуватися в процесі подачі заявок на одержання грантів;
• знайти придатні фінансові джерела і провести їх аналіз;
• за допомогою професійно складеної заявки переконати донора в тому, що фінансувати необхідно саме вас.

Проєкт, який заслуговує фінансування, має бути:

– ясним і чітким — містити точні описи видатків, на які потрібне фінансування, та опис робіт, що будуть виконуватися вашою організацією;

– достовірним — містити фактичні матеріали: таблиці, якщо потрібно, схеми та інші матеріали (може виникнути необхідність у попередньому дослідженні, щоб оцінити потреби, а також можливе ставлення людей до того, що пропонує ваша організація);

– важливим — як для вашої організації, так і для розв’язання тієї проблеми, на яку даний про- ект спрямований. Довгостроковий ефект від проєкту може бути додатковим привабливим чинником;

– ефективним — результат проєкту має приносити суттєву суспільну користь;

– реалістичним — пропонована робота має бути здійсненною. Необхідно оцінити наявні (або очікувані) ресурси, а також те, наскільки запланована діяльність їм відповідає;

– економічним — мати високий результат при малих витратах «донора»;

– актуальним — по можливості сприяти вирішенню нагальних соціальних проблем сьогодення;

– відповідати інтересам донора та його благодійній політиці.

Ваш проєкт потрібно розглядати із двох точок зору: по перше, проєкт має бути зрозумілим для зовнішнього сприйняття експертами, які повинні оцінити його за цілою низкою показників, що традиційно використовуються для цього фахівцями-оцінювачами. Основними показниками при оцінці проєктних заявок звичайно є:

• актуальність проблеми;
• зрозумілість і логічність викладу;
• реалістичність, доцільність і раціональність запропонованого рішення;
• обґрунтованість і економічність запропонованих видатків;
• досяжність, соціальна значимість, стабільність очікуваних результатів та ін.

З іншого боку, проєкт має сприяти розв’язанню конкретної соціальної проблеми.

Чітко поставлена проблема може бути визначена за допомогою таких основних аспектів або характеристик:

Сутність або зміст – слід визначити, із чим існуюча ситуація порівнюється та на якій підставі, описати різні симптоми проблеми.

Організаційна або географічна локалізація – де була виявлена проблемна ситуація? Наскільки вона поширена?

Тимчасова перспектива – як довго існує проблема? з якою періодичністю з’являється, в які строки або періоди? Які тенденції її розвитку?

Абсолютна і відносна величина – наскільки серйозною і важливою є проблема в абсолютних величинах? Якої кількості людей вона стосується? Як і на що вона впливає? Наскільки і для кого вона важлива? Хто і що отримає від її вирішення?

Наслідки – особливо слід наголосити на можливі негативні наслідки бездіяльності, тобто, до чого може призвести нерозв’язання даної проблеми?

Спроби вирішення проблеми – ким вже приймалися спроби вирішити дану проблему? Що було зроблено? Які результати отримано?

Для подання успішної проєктної заявки вам необхідно спочатку відповісти на ці запитання.

Проблема, яку вирішує проєкт

З точки зору донора, проєкт має вирішити конкретну проблему у конкретній сфері. Немає проблеми — немає проєкту.

Не слід драматизувати ситуацію, надмірно перебільшувати, розповідаючи про загибель вітчизняної культури, деградацію суспільства та інше, сподіваючись розжалобити експертів. Потрібно показати ясне бачення витоків тієї чи іншої конкретної проблеми, її суті та способів розв’язання.

Картина результатів впровадження вашого проєкту, зображена вами, має вселяти надію. А якщо ні, то донор може визнати ваш проєкт недоцільним для фінансування.

Мета і завдання. 

Добре підготовлений проєкт має бути логічно побудованим. Вступ повинен підготувати читача до сприйняття наступного розділу — Постановка проблеми, Відповідно Постановка проблеми повинна мати логічний перехід до Мети і завдань.

Мета — це загальна декларація того, що має бути зроблено. Вона описує призначення проєкту — безпосередньо його кінцевий результат.

Складається з: На що впливає? (що вирішує?); Як вирішує (власне ідея проєкту)?

Мета проєкту: сприяти Уряду України у наданні допомоги ветеранам конфлікту на сході України та їхнім родинам задля ефективної реінтеграції до цивільного життя, а також активної участі в соціально-економічного розвитку громад.

Отже, мета проєкту є описом ситуації, яка настане, коли проєкт буде реалізовано відповідно до ваших планів. При цьому слід розуміти, що суспільну проблему зазвичай складно вирішити за допомогою реалізації лише одного проєкту, тобто мети можна досягти шляхом поєднання зусиль у багатьох проєктах та програмах.

Мета визначається з огляду на ті причини існуючих проблем, які необхідно усунути. Мету необхідно сформулювати без заперечень, тобто «Що ви хочете?» замість «Чого ви не хочете?».

Твердження подібного роду не можуть бути оцінені кількісно. їх головне призначення показати тип проблеми, з яким має справу проєкт.

Мета проєкту не обов’язково має бути одна. Цілей може бути декілька, вони можуть бути короткостроковими, середньостроковими та довгостроковими, але обов’язково взаємозалежними. Від досягнення короткострокових цілей, як правило, залежить досягнення довгострокової мети.

Завдання — це поетапні віхи, які мають бути реалізовані в ході діяльності з реалізації проєкту. Сукупність вирішених завдань — це очікуваний результат виконання проєкту, тобто досягнута мета.

Завдання — це ті можливі напрямки поліпшення ситуації, які ви описували в розділі Постановка проблеми. Якщо щораз при написанні завдань проєкту ви будете розглядати їх у цьому контексті, то легко зрозумієте, як вони мають виглядати.

Існує два типи завдань — продуктивні та якісні. Характерні ознаки продуктивних завдань:

– їх результатами є конкретні продукти — комп’ютерна база даних, бібліотека, інформаційно консультативний центр тощо;

– продуктивні завдання перевіряється статистично — кількість людей, які пройшли перенавчання та отримали нову кваліфікацію в малому бізнесі; кількість будинків, підключених до системи очищення; кількість використовуваної води в літрах; кількість засіяних культур на гектар і т. д.

Характерні ознаки якісних завдань:

– результатом виконання якісних завдань є «невловимі» речі — поліпшення знань, одержання нових навичок, придбання кваліфікації та ін.;

– міра зміни якості може бути відчутна при спостереженні, виявлена при індивідуальному інтерв’ю, шляхом проведення опитувань тощо;

– кількісні результати якісного завдання не можуть бути обмежені тільки кількістю людей, що пройшли перенавчання, але повинні також ураховувати кількість людей, що реально працюють у тій сфері, для якої власне вони проходили перенавчання, використовуючи отримані знання.

Добре визначені завдання проєкту мають відповідати на такі питання:

Що необхідно змінити? Скільки змін необхідно зробити? Де будуть відбуватися зміни? Для кого ці зміни робляться? Коли будуть відбуватися зміни?

Розробляючи завдання проєкту, треба дотримуватися такої схеми міркувань: від загального — до часткового, від проблеми — до мети (загальних цілей) і завдань (конкретних цілей) та методів. Потім у зворотному напрямку, тобто здійснити перевірку того, чи буде виконання конкретних завдань служити досягненню цілей і розв’язанню сформульованої проблеми або її частини.

У випадку виділення гранту в розмірі меншому, ніж передбачалося (може бути, у два й навіть три рази), ви повинні бути готові скоротити кількість завдань без змін загальної мети, спрямованої на вирішення проблеми.

Донори

Гранти є найбільш поширеною формою фінансування проєктів донорськими організаціями.

Донори — це міжнародні організації, державні установи, комерційні структури, громадські некомерційні організації (релігійні, наукові тощо), приватні благодійні фонди або приватні особи, що надають громадянам та організаціям на некомерційній безповоротній основі необхідні додаткові ресурси різного виду, на цілі, які спрямовані в цілому на благо усього суспільства.

На практиці існує декілька класифікацій донорів, які можна систематизувати так:

За видами допомоги, що надається, донори поділяються на тих, хто:

• надає гранти;
• виділяє стипендії на навчання;
• здійснює експертну (консультативну) допомогу;
• надає технології, обладнання тощо.

За сферою інтересів донори поділяються на:

• вузькоспеціалізовані — здійснюють підтримку в чітко визначених сферах діяльності, наприклад, Всесвітній фонд боротьби зі СНІДом, Глобальний екологічний фонд;
• універсальні — пріоритетами діяльності яких є різноманітні суспільні проблеми.

За територіальними межами дії донори бувають національними та міжнародними. Хоча у цих рекомендаціях ми в основному зосереджуємось на міжнародній допомозі, не варто забувати й про вітчизняних грантодавців.

За джерелом капіталу можна виділити такі основні групи міжнародних донорів, які доступні для здобувачів з України: міждержавні організації, урядові, суспільні та корпоративні донори. 

Пошук грантових програм

 Перед пошуком гранту необхідно провести серйозну підготовчу роботу. Потрібно чітко визначити свої потреби: сформулювати існуючу проблему, її актуальність та невідкладність вирішення, провести планування проєкту (програми), скласти бюджет. Необхідно чітко визначити, для чого, для досягнення якої мети або вирішення якої проблеми потрібні кошти. Потім, що конкретно необхідно, — гроші, приміщення, майно, послуги. Де ці кошти знаходяться, або, іншими словами, у кого їх можна попросити і як це зробити таким чином, щоб досягти успіху.

Наступний крок — пошук джерел відсутніх ресурсів. Це саме пошук грантових конкурсів, мета і завдання яких співпадають з метою і завданням вашого проєкту.

Починати грантову діяльність краще за все з участі у не дуже значних за обсягом фінансування грантових конкурсах.

Для того щоб взяти участь у грантовій програмі, треба знайти відкриті грантові конкурси, що відповідають напрямку діяльності вашої організації. Для цього треба провести моніторинг сайтів відповідних організацій, які узагальнюють та актуалізують грантові конкурси, в яких можна взяти участь в даний час: умови участі, сума гранту, кінцевий термін подання заявки, аплікаційні форми і т.д.

Визначившись із переліком найбільш прийнятних для підтримки вашого проєкту донорів, необхідно докладно ознайомитись з умовами надання ними фінансової допомоги. Щоб запобігти ситуації, коли проєкт може бути відхилено через недотримання формальних вимог, перед написанням заявки треба уважно вивчити особливості грантових конкурсів, особливу увагу приділяючи наведеним нижче характеристикам:

• географія конкурсу (грантодавець може оголосити конкурс для певних регіонів України);
• тип одержувачів грантів (органи самоврядування, громадські об’єднання, вищі навчальні заклади, заклади охорони здоров’я, освіти, соціального захисту, засоби масової інформації, ініціативні групи тощо);
• пріоритети конкурсу (напрями надання допомоги конкретизуються у пріоритетах конкретних конкурсів);
• терміни подання заявки та підведення підсумків конкурсу;
• розмір гранта та розмір власного внеску;
• термін реалізації проєкту;
• види діяльності, що фінансуються (у деяких випадках у рамках певного конкурсу донор може фінансувати чітко визначені заходи та відмовлятися фінансувати деякі статті видатків, найчастіше – непрямі видатки та/або оплату праці).
   

Де шукати інформацію про грантові конкурси

Інформацію про грантові конкурси слід шукати на офіційних сайтах донорських організацій. Рекомендуємо створити власну базу даних грантодавців і час від часу перевіряти їх сайти. З цих джерел можна отримати безліч корисної інформації про вже реалізовані та нові програми міжнародної технічної допомоги, про зміни у грантовій політиці та ін. Регулярний моніторинг сайтів донорів дозволить бути в курсі головних новин.

Дизайн мислення як метод розробки інноваційної ідеї

Дизайн мислення – методологія вирішення задач, що грунтується на творчому підході. Головною особливістю дизайн-мислення, на відміну від аналітичного мислення, є не критичний аналіз, а творчий процес, в якому несподівані ідеї ведуть до кращого вирішення проблеми.

Це метод створення продуктів, що орієнтовані на людину. Цей підхід можна застосовувати і в бізнесі, і в громадській діяльності для створення проєктів, і в особистому житті. Формула “користь для людини + технологічні можливості/інновації + врахування інтересів тих, хто створює” дає у результаті сталий продукт.

Чому цей метод вважають універсальним?

• Ви можете працювати над великою кількістю потенційних рішень одночасно й розглядати їх з усіх можливих боків.
• Ви точно знаєте, що створюєте дійсно важливі продукти і вирішуєте значущі проблеми
• Рішення дизайн мислення не є тимчасовими. Продукт розробляється як для «сьогодні», так і для «завтра»
• Люди, які разом працюють над вирішенням певної проблеми є різними. Досвід або освіта не мають жодного значення.
• Метод дуже ефективний в умовах невизначеності, коли завдання нечітке або невідоме.
• Зрозумілі етапи дизайн мислення, які логічно витікають один з одного. В разі потреби можна повторювати одну стадію або всю процедуру необхідну кількість разів.

Якщо казати просто, то дизайн мислення являє собою процес, під час якого ми намагаємось зрозуміти людину та її проблеми, робимо та перевіряємо припущення, змінюємо постановку проблеми та намагаємось знайти альтернативні стратегії та рішення.

“Дизайн-мислення – це також напрям думок, світогляд, який дозволяє людині вірити, що вона здатна робити зміни та створювати інновації. Дизайн-мислення допомагає перетворити складні завдання в можливості дизайну – створення речей та процесів”

Що характерно для цього підходу?

Орієнтованість на людину. Це є найголовнішою відмінною рисою методу. В основі лежить емпатія та розуміння потреб людини.

Спільна творча робота. Дизайн мислення передбачає командну роботу та обмін думками людей із різних сфер та з різним досвідом.

Оптимізм. Ми можемо творити зміни, незалежно від величини проблеми, кількості часу та ресурсів, які в нас є.

Експерименти. Ніхто не застрахований від помилок, головне – вчитися на своїх невдачах і робити висновки. А з нестандартних експериментів можна отримати інсайти та несподівані рішення.

Нелінійність та повторюваність. Кілька етапів можуть проводитись одночасно різними групами в рамках команди, повторюватись декілька разів.

Отже, увесь процес побудований так, щоб зрозуміти проблеми тих, для кого ми створюємо проєкт і обрати найкращу ідею, при цьому економлячи час та ресурси.

В класичній методології дизайн мислення за версією Stanford d.school є п’ять етапів всього процесу: 

• Емпатія
• Визначення проблеми
• Генерація ідей
• Створення прототипів
• Тестування

Здавалося б, це кінець. Але в гру вступає одна з особливостей дизайн-мислення – нелінійність алгоритму.

П’ять етапів не завжди послідовні. У них немає чіткого один раз встановленого порядку, вони можуть бути паралельні та повторюватися багато разів. Тому стадії дизайн-мислення краще розуміти як певні режими, що сприяють розвиткові проєкту.

Повторювання є основою успішного дизайн-мислення. Пройдіть ще раз через усі п’ять чи якийсь один етап. Загалом від цього ви тільки виграєте – багаторазове відтворення процесу дизайн-мислення звужує проблему, над вирішенням якої ви працюєте, та дозволяє не збитися зі шляху.

Правила, які вам допоможуть:

• Не засуджуйте, не критикуйте та не відкидайте навіть найбожевільніших ідей, поки не почуєте пояснення та в усьому не розберетеся.
• В ідеях важлива їхня кількість. Генеруйте якомога більше, щоби було з чого обирати.
• Не бійтеся помилятися. Невдача, яка допомагає навчитися, є здоровою. Невдача, яка випливає з тестування ваших ідей, є нормальною. Зворотні відгуки, які інші можуть дати, вкажуть на прогалини в роботі. Що раніше ви виявите помилки, то менше втратите.
• Одна розмова за один раз. Намагайтеся не говорити одночасно під час обговорення ідей та прототипів, тому що тоді увага команди буде розсіяна, а робота неплідна.
• Орієнтуйтеся на цільову аудиторію. Це означає справді співпереживати людині, розуміти її потреби та робити їх основними чинниками під час проектування. Ми працюємо для того, щоб вирішення проблеми громади.
• Чесність, щирість та відкритість усіх розмов. Неважливо, у середині команди чи з представниками ЦА.
• Сприяйте творчій атмосфері. Креативність потребує належної атмосфери, часу та натхнення. Докладіть максимум зусиль, щоби ваша команда завжди була у формі.

Пам’ятайте, що основними критеріями оцінки успішності інновацій є технологічна доцільність, життєздатність та привабливість.

Корисні посилання

https://courses.prometheus.org.ua/courses/course-v1:Prometheus+DTI101+2017_T3/about 

Зумінар відбувся у межах проекту “Підтримка реінтеграції ветеранів конфлікту на сході України та їхніх сімей”, який впроваджує Міжнародна організація з міграції та реалізує у Львівській області Молодіжна організація “СТАН” за фінансової підтримки Європейського Союзу.