ВЕТЕРАНИ_ки ТА АКТИВІСТи_ки вчилися писати зрозумілі проєкти та доводити їх ефективність

Громадська організація “СТАН” продовжує десятиденний навчальний онлайн-марафон із проєктного менеджменту, маркетингу та особистого розвитку для активних ветеранів_ок, їхніх родин, громадських діячів_ок та волонтерів_ок, котрі працюють з військовими. Цього разу учасників та учасниць ознайомили з логіко-структурним підходом у  підготовці проєктної пропозиції. 

Значний внесок у розвиток управління проєктами було зроблено Агентством міжнародного розвитку США (USAID) наприкінці 60-х років, коли для надання допомоги у плануванні, управлінні впровадженням та оцінці заходів було розроблено логіко-структурний підхід (ЛСП).

Цей підхід використовується як планування та управління проєктами в ООН, Європейській Комісії, Світовому банку, Європейському банку реконструкції і розвитку та інших міжнародних установах, що надають технічну допомогу.

ЄК почала вимагати використовувати ЛСП як складову управління проєктним циклом у 1993 році.

Етапи логіко структурного підходу:

1. Аналіз учасників – визначаються дійові особи (зацікавлені особи) у публічноіму просторі та їхні головні проблеми; здійснюється оцінка їхнього потенціалу.

• Що Вам (тим, хто планує) потрібно для проєкту? Хто має відповідні знання й досвід?
• Ким будуть прийматися рішення по проєкту?
• Ким будуть реалізовуватись дії відповідно до цих рішень?
• Чия активна підтримка має істотне значення для успіху проєкту?
• Хто має право участі?
• Для кого проєкт буде вигідний, може являти загрозу?

УВАГА! Аналіз учасників тісно пов`язаний з аналізом проблем.

1. На етапі аналізу проблеми визначають структуру та предмет аналізу; перешкоди і можливості щодо розв’язання проблем; встановлюють головні проблеми з якими зустрічаються цільові групи (зацікавлені особи), виявляють причинно-наслідкові зв`язки і розробляють «дерево проблем».

Аналізуємо проблему, щоб виокремити основну, щоб зрозуміти її причини та наслідки. Якісний аналіз дасть змогу сформувати розуміння стосовно подальшого плану дій. Тобто дає розуміння на що ми можемо впливати.

УВАГА! Природу проблеми можна достеменно оцінити лише визначивши потреби цільової групи. Аналіз учасників і аналіз проблеми необхідно проводити спільно.

1. Аналіз цілей передбачає перетворення проблем зацікавлених осіб у цілі проєкту.

Знаходимо причини проблеми, які перетворюємо в цілі. Щоб подолати причини проблеми потрібно зрозуміти, який буде результат роботи, що призводить до подолання проблеми

УВАГА! Аналіз потенційних цілей проєкту має базуватися виключно на чітко визначених пріоритетних проблемах.

1. Аналіз стратегії стосується опрацювання різних стратегій для досягнення цілей, розроблених на третьому етапі фази аналізу; визначення загальних цілей та цілей проєкту.

Фаза планування складається з трьох етапів: логічна структуризація проєкту; планування діяльності; планування ресурсів.

1. Логічна структуризація проєкту. Реалізація проєкту у публічній сфері (сфера соціального життя, у якій безпосередньо формується громадська думка) передбачає його структуризацію на всіх рівнях ієрархії за такою послідовністю: проблема, мета, цілі, завдання, результати, дії (види діяльності); перевірка внутрішньої логіки проєкту, формулювання його цілей та результатів у вимірюваних величинах, попередня оцінка ресурсів.
2. При плануванні діяльності визначають дії, які необхідно виконати у рамках об- раної стратегії (етап 4) для досягнення цілей визначених на третьому етапі ЛСП. У плані діяльності (календарному плані або графіку робіт) ці дії упорядковують за послідовністю виконання та визначають їх тривалість; для моніторингу виконання проєкту у плані діяльності розставляють віхи (контрольні пункти); розподіляють відповідальність персоналу за виконання робіт і завдань.
3. На етапі планування ресурсів, спираючись на план діяльності (етап 6), розробляються план видатків і бюджет. Для цього список дій та завдань, визначений на шостому етапі, переносять у форму плану видатків, і для кожної дії визначають необхідні ресурси та оцінюють їх вартість.

Основним результатом логіко-структурного підходу є логіко-структурна матриця (ЛСМ), її ще називають логічною структурною схемою (ЛСС) або коротко – логічною схемою (ЛС).

Активність: Зумінаріум із 10 тематичних онлайн-зумінарів для 200 учасників з обміну досвідом та отримання нових  знань та інструментів, необхідних в часи невизначеності для громадської діяльності та особистісного розвитку.

Проблема: Громади, що займаються реінтеграцією ветеранів конфлікту на сході України, недостатньо згуртовані.

O.O.: Підсилення процесу згуртованості громад-учасниць Проєкту, через формування компетенцій, обмін досвідом, розбудову зв’язків та планування подальшої взаємодії.

S.O. 1: Сприяти розширенню та розвитку професійних знань і навичок громадських діячів та діячок, які розвивають рівень згуртованості громад.

S.O. 2: Посилити процес мережування спільнот активістів та активісток з різних регіонів України, що займаються реінтеграцією ветеранів конфлікту на сході України через згуртування громад.

R 1.1: Проведено зумінаріум із 10 зумінарів для 200 активістів та активісток, що займаються реінтеграцією ветеранів через згуртування громад.

R 1.2: Понад 200 активістів отримали компетенції з проєктного менеджменту, медіа-супроводу проєктів та особистісного розвитку для роботи в сфері проєктного менеджменту. 

R 2.1: Близько 200 активістів об’єднані в 10 груп по 20 осіб з малих, середніх та великих населених пунктів України для обміну досвідом у сфері реінтеграції ветеранів через згуртування громад.

R 2.2: Завдяки об’єднанню учасників за міжрегіональним та кроссекторальним принципом, забезпечено обмін різноманітним досвідом серед учасників.

R 2.3: Об’єднана мережа досвідчених представників громадського сектору в сфері реінтеграції ветеранів через згуртування громад, зокрема, учасників Проєкту з менш досвідченими активістами та активістками.

Підготовка проєктної пропозиції. Аргументація та захист. 

Гранти є найбільш поширеною формою фінансування проєктів. Організації, які займаються ресурсною підтримкою називаються донорськими. 

“Донори — це міжнародні організації, державні установи, комерційні структури, громадські некомерційні організації (релігійні, наукові тощо), приватні благодійні фонди або приватні особи, що надають громадянам та організаціям на некомерційній безповоротній основі необхідні додаткові ресурси різного виду, на цілі, які спрямовані в цілому на благо усього суспільства”

Гранти надаються за результатами грантових програм-конкурсів, що оголошуються для неприбуткових організацій, під час яких проєкт повинен пройти процедуру подання заявки на отримання гранту і, у випадку перемоги в конкурсі, отримати ресурс.

Проєктна пропозиція викладається у грантовій заявці. Зазвичай, організації-донори пропонують форму грантової заявки, яку надають разом із інформацією про конкурс. Проте, не всі конкурси мають форму заявки.

Отже, у вас є проєкт, який ви описали за допомогою логіко-структурного підходу. 

Хочемо поділитися з вами як доводити ефективність проєкту та як підготувати грантову заявку на прикладі власного досвіду. 

Логіко-структурна матриця містить в собі 80% необхідної інформації. Але її важливо правильно подати та описати у грантовій заявці. 

Хочемо наголосити, що:

Ви розумієте, що проєкт потрібний та важливий, але вам потрібно пояснити це експертній комісії.

Ваш проєкт має бути зрозумілим експертам, які повинні оцінити його за цілою низкою показників. Можна виділити такі показники як:

• актуальність
• зрозумілість і логічність викладу пропозиції
• реалістичність, доцільність і раціональність 
• досяжність результатів, соціальний вплив та сталість.
• обґрунтованість використання ресурсів

Перш ніж почати заповнювати аплікаційну форму, ми уважно читаємо питання, щоб зрозуміти їх. 

Питання можуть бути великими та складними. Складними – в сенсі містити в собі декілька підпитань.

Важливо максимально розкрити всі питання та дати ґрунтовну відповідь. 

Залучайте до заповнення заявки інших членів команди. Розподіліть ролі, делегуйте питання. Наприклад, запропонуйте медійникам відповісти на питання про цільові аудиторії та комунікаційну стратегію. А бухгалтеру – заповнити кошторис. 

Грантова заявка зазвичай включає такі розділи:

• анотація
• опис організації
• постановка проблеми
• мета 
• завдання 
• результати
• активності
• індикатори
• управління проєктом 
• управління ризиками
• ЦА та комунікаційна стратегія 
• сталість 
• графік
• кошторис /бюджет

Питання у різних грантових заявках відрізняються, але зазвичай вони мають приблизно таку структуру.

Пропонуємо зупинитись на кожному із розділів.

Коротка анотація містить чіткий і короткий опис суті заявки. Анотація повинна бути стислою, конкретною і виразною. Анотацію краще писати в останню чергу, коли всі наступні розділи вже написані. Це дозволить в анотації охарактеризувати проєкт найбільш чітко.

Опис організації містить відомості про організацію-заявника: назва, напрями діяльності, візія (місія), досягнення, рівень компетентності, перелік попередніх проєктів (якщо були), інформація про попередню фінансову підтримку з інших джерел (якщо була).

Постановка проблеми описує, чому виникла необхідність у виконанні проєкту, і як поставлена проблема співвідноситься з цілями і завданнями організації-заявника. 

Хочемо звернути увагу на те, що у цьому розділі варто підтвердити наявність проблеми за допомогою посилань на результати досліджень, статистичні дані тощо. Джерела, на які ви посилаєтесь мають бути достовірними. 

Наприклад, коли ми працюємо над проєктом, то використовуємо інформацію з держстату (Державна служба статистики), досліджень міжнародних організацій (ООН), а також, шукаємою наукові дослідження. 

Правильно сформульована проблема має дати відповідь на питання: «А навіщо цей проєкт?» (для чого і чому на це потрібно витратити ресурси).

Мета, завдання, результати та активності гарно та логічно описуються в ЛСМ. Ви можете використати вашу матрицю в цих розділах. 

Хочемо зупинись на декількох моментах: 

Мета має відповідати меті конкурсу та місії вашої організації і має бути спрямованою на вирішення проблеми.

Вплинути на … через …

Використовуйте цифри – завдання та результати піддаються кількісній оцінці. 

Наприклад, “120 учасників отримали базові компетенції …” замість “люди навчились …”

Активності – це методи вирішення поставлених завдань. Опис того, яким чином буде здійснюватись проєкт. 

У даному розділі має бути досить докладно описано ті види діяльності (заходи), які необхідно здійснити для отримання бажаних результатів за допомогою наявних і запрошуваних ресурсів.

Індикатори – критерії оцінки ефективності проєкту. З цього розділу повинно бути зрозуміло, як можна буде оцінити в кінці чи досяг проєкт своєї мети. 

Управління проєктом. Тут треба описати як буде контролюватися процес виконання проєкту, які показники дозволять оцінити ефективність використання коштів, в якій формі буде поданий звіт про виконану роботу і витрачені кошти. 

Тут можна описати компетенції команди, описати як влаштована комунікація в команді, зазначити як часто ви будете готувати внутрішні звіти. Також, варто описати методи які ви використовуєте для планування роботи. 

Якщо ви будете залучати зовнішнього аудитора, то слід це вказати. 

Управління ризиками. На етапі підготовки проєкту та проєктної пропозиції ви маєте передбачити ризики з якими ви можете зіштовхнутись під час реалізації проєкту. 

У ЛСП матриці ви маєте продумати ризики до кожного блоку. Проте, крім цих ризиків, є ще умовно “загальні”.

В цьому розділі необхідно описати ці ризики та ваші дії для їх попередження, зменшення та усунення. 

Залежно від того, що це за проєкт, ризики відрізняються. Також, існує безліч підходів до класифікації ризиків. І самих ризиків теж стає 🙂

Лайфхак:

Шукаєте в гуглі які бувають ризики і дивитесь з якими ви можете зіштовхнутися. А далі думаєте як ви в контексті вашого проєкту зможете попередити або подолати їх, і описуєте це. 

На нашу думку, є тріада основних ризиків при проєктній діяльності:

• фінансові. Завжди існує ризик, що ціни виростуть, банкові працівники почнуть забастовку або ж як мінімум якийсь проміжний фінансовий звіт будуть приймати трильйон років через бюрократичні процедури і транш переведуть невчасно. Таке буває і це треба передбачати.
• часові. Тут просто – часу завжди мало, не всі підрядники чітко дотримуються дедлайнів, або ж ваші заходи припадають на супер туристичний сезон і ви не встигли забронювати готель. 
• організаційні. Іноді трапляється дискомунікація. І це треба вміти передбачати. 

“Знав би де впадеш – соломку підстелив би…”

ЦА та комунікаційна стратегія. У цьому розділі ви маєте чітко описати на кого націлений ваш проєкт. 

Потрібно виділити та описати декілька цільових груп. Важливо вказати яким чином ви їх будете залучати. Якщо у вас був досвід роботи з цими групами, то його теж слід вказати. 

Сталість проєкту. 

Перспективи подальшого розвитку проєкту.  Соціальні проєкти короткотривалі та обмежені у часі, але справжні результати “розквітають” саме з часом. В цьому розділі ви можете описати довгоочікувані результати.

Якщо вашим проєктом передбачено створення якогось матеріального продукту, наприклад, посібника, ви можете описати яким чином ви будете його розповсюджувати і де презентувати. Також радимо писати, що результати проєкту будуть презентуватись після його закінчення. 

Не забувайте про те, що донорські організації теж мають репутацію і прагнуть до популяризації своєї роботи. Їхня робота – підтримувати соціально важливі проєкти.

До того ж, якщо ви плануєте продовження проєкту, то варто це вказати і описати яким чином ви збираєтесь це реалізувати. 

Графік роботи – календарний план. 

Радимо створити таблицю з послідовним переліком активностей і  зазначенням термінів, можна вказати відповідальних осіб. Суттєвим показником в цьому розділі є вміння правильно розподілити час на всі етапи реалізації проєкту.

По вашому графіку має бути видно, що проєкт може бути реалізований за конкретний обмежений період часу. 

Кошторис (бюджет). Це ексель таблиця, де потрібно внести усі необхідні витрати. Бюджет має бути докладним. Потрібно чітко розмежовувати кошти, що одержані від донора і кошти з інших джерел (якщо є така умова). Загальна сума має бути реалістичною і достатньою для забезпечення всіх робіт, зазначених в описовій частині заявки.

Важлива порада – домовтеся з бухгалтером. Для реалізації проєкту, вам необхідно буде найняти на роботу бухгалтера. Тому домовтеся завчасно і попросіть його/її включитись у заповнення кошторису. Це вбереже вас від багатьох проблем. 

Крім цього, пам’ятайте: 

• вам теж потрібна заробітна плата. Цінуйте себе та свою роботу. Проєктна діяльність це не хобі:) 
• користуйтесь послугами підрядників. Ви та ваша команда – суперлюди, але ви фізично не зможете зробити усе. 
• врахуйте, що в наших реаліях ціни на послуги постійно коливаються
• внесіть у кошторис послуги зв’язку. Зокрема, поштові послуги. Надсилати 5 кілограмову звітність за власний кошт може бути накладно.

При складанні бюджету слід також передбачити витрати, пов’язані з виплатою податків та іншими обов’язковими відрахуваннями до держбюджету, а також комісійну винагороду банку.

Важливий етап при підготовці проєктної пропозиції – це вичитка.

Отже, ви заповнили аплікаційну форму. Перш ніж надсилати її на конкурс, вичитайте все. 

Перевірте, чи всі питання розкриті повністю. Це дуже важливо. 

Не менш важливою є і візуальна складова. Ваш текст має бути однакового шрифту та розміру, міжрядковий інтервал має бути всюди однаковим.  Вирівняйте текст за шириною, виставте абзаци та відступи. Виправте помилки та помарки. Ваша заявка має бути читабельною. 

Не менш важливо підготувати усі запрошувані документи. Заздалегідь подивіться список, щоб вчасно подати запит на довідки і отримати їх. 

Не залишайте все на останній день. 

Комунікація з донором

Отже, ви відпрвили вашу заявку та отримали схвальну оцінку. Зазвичай, після цього вас чекають “переговори”.

Якщо ви комунікуєте з донором через листування, то уважно читайте листи та чітко й аргументовано відповідайте на питання. Тут працює те ж правило, що й питаннями в заявці. Уважно читайте питання. 

Також вас можуть запросити на зустріч. Це може бути як офлайн зустріч, так і онлайн. 

Зазвичай основні питання для зустрічі будуть викладені у запрошенні. Ретельно підготуйтесь. Напишіть собі “шпаргалку”.

Пам’ятайте, що крім цих питань, вам будуть ставити й інші. Радимо вам спробувати передбачити можливі питання та підготувати відповіді на них. Подбайте про аргументацію.

На переговорах треба триматися впевнено. Не бійтесь доводити свою позицію. Й не погоджуйтесь на нереалістичні умови. Пам’ятайте, що ресурси обмежені і донорська організація зацікавлена в тому, щоб отримати більше за менші вкладення. Але ви можете аргументувати доцільність використання ресурсу.

Матеріали для самоопрацювання:

https://www.youtube.com/watch?v=L8n4PwpFsHc&fbclid=IwAR33eYRHS6Ui1HaGBNAGkMMunk7bPPNFVJCQyooE0jkCpLRreagN4-Uw0OY

https://www.youtube.com/watch?v=skDiwu2Bg3E

https://www.culturepartnership.eu/ua/publishing/proposal-writing-course

Зумінар відбувся у межах проєкту “Підтримка реінтеграції ветеранів конфлікту на сході України та їхніх сімей”, який впроваджує Міжнародна організація з міграції та реалізує у Львівській області Молодіжна організація “СТАН” за фінансової підтримки Європейського Союзу.