Як ідею перетворити на подію навчали ВЕТЕРАНів_ОК ТА АКТИВІСТів_ок 

Секретний інгредієнт кожної успішної події – такою була тема четвертого зумінару, який організувала громадська організація “СТАН”, в межах десятиденного онлайн марафону, для для активних ветеранів_ок, їхніх родин, громадських діячів_ок та волонтерів_ок, котрі працюють з військовими.

Івент (від англ. Event – подія) – це мистецтво дарувати емоцію та створювати умови.

Це інструмент для донесення певного послання, заклику, просування продукту чи поведінки. Підготовка та планування події є подібною до проєкту. Адже, слід конкретизувати очікування та проблематику. Скомпонувати ланцюжок виконання процесів, відповідальних і скласти бюджет.  А після події проаналізувати та прозвітувати.

Відмінний івент складається за принципом “архітектура івенту” з :

– Тізер

– Welcome

– Точка відкриття

– Основна частина

– Розважальна частина

– Кульмінація

– Спільна дія

– Точка закриття

– Goodbye-комплімент

– Фото і відео

ТИПОЛОГІЯ івентів

1.За призначенням (на кшталт Просування (як це буває з комерційними продуктами та послугами, напр. відкриття магазину). 

Культурні події  – виставки, фестивалі, концерти культурних закладів чи ініціатив

Креативні події – шоу, поєднання різних креативних індустрій в одному флаконі.

2. за методом проведення (офлайн та онлайн)
3. за форматом проведення (фест, концерт, конференція, аукціон, лекторій, тренінг, марафон)
4. за формою фінансування (комерційні і некомерційні проєкти).

Планування івентів виконувати зручно за методикою проєктного менеджменту. Дослідити проблеми населення чи знайти потенціал міста, котрий варто розкрити. На підставі дослідження зробити аналіз за методом “Дерево проблем – Дерево цілей”.

Термін “дерево” в даному контексті припускає використання ієрархічної структури, отриманої шляхом поділу загальної проблематики на основний тип проблематики (стовбур), інші присутні типи (гілки), підтипи (відгалуження) і власне проблеми.

 Метод дерева проблем орієнтований на отримання відносно стійкої структури проблематики. Для досягнення цього, при побудові початкового варіанту структури враховувалися закономірності і використовувалися принципи формування ієрархічних структур.

Проєктний план – це гід з яким  потрібно постійно звірятись, вносити правки, якщо змінюються умови.  Він має включати наступні пункти:

-Ідея та оцінка

1. Суть ідеї, зміст проєкту та опис сфер впливу
2. Ключові цілі:

2.1 Стратегічні – які глобальні задачі вирішить проєкт?

2.2. Операційні – які задачі в рамках проєкту будуть вирішені 

2.3. Фінансові  – які доходи має принести  проєкт і які витрати припустимі?

2.4. Кількісні – скільки учасників, гостей, відгуків, статей в ЗМІ і т.д. 

3. Критерії успіху/провалу 

– Дизайн проєкту

4. Контент план – тематичне наповнення (учасники, дитяча зона, музична сцена, майстер-класи тощо);

Коли ми говоримо учасники – це фактично ті пазли, з яких складається подія, а не гості які прийдуть. 

Основні категорії учасників:

1. Тематичні учасники – це можуть бути виставкові стенди 3D принтерів для фестивалю технологій, українські бренди одягу для барахолки, унікальні ресторани і кафе для фестивалю їжі, пивоварні і виробники обладнання для фестивалю пива. Все залежить від тематики заходу, але це повинна бути основна частина наповнення;
2. Дитяча зона – батутний парк, дитячий садок, майстер класи та інші інтерактиви для дітей;
3. Спортивна зона – фітнес клуби, асоціації спортивних ігор, виробники обладнання, мережеві магазини

професійного спорядження;

4. Фудкорт – їжа і напої в необхідній кількості. наприклад на 10 000 гостей повинно бути мінімум 20 точок з різноманітною їжею;
5. Бренди – спонсори та партнери з презентацією своїх продуктів (Презентації, фотозони, сервіси, інтерактиви та інші розваги);

Відносини з учасниками можуть бути фінансовими або бартерними – якщо ви бачите унікальний і цікавий контент, можливо, варто знизити або зовсім прибрати суму оренди місця.

Інтерактив 

Чим більше часу гості проводять на території фестивалю – тим краще. Важливо продумати заняття для всіх гостей: якщо на фестиваль пива приходять з дружинами і дітьми – зробіть додатково дитячу кімнату

і винний бар. На музичний фестиваль в основному приходять з друзями і не завжди з однаковим смаком: організуйте різні сцени з музичних напрямків, бари з різними напоями і лаунж зони для відпочинку. Всі повинні бути задоволені і ніхто не повинен нудьгувати.

Варіанти інтерактивного наповнення:

1. Майстер класи – кулінарні, рукоділля, живопис та інше;
2. Арт-виставка – картини, скульптури, креативні фотозони;
3. Лекторій – лекції на теми, суміжні з концепцією фестивалю;
4. Кінотеатр – показ фільмів, можливо в партнерстві з кінотеатрами міста, дистриб’юторами, кінофестивалями;
5. Квест – по території фестивалю.

Сценарій і таймінг

Розробіть сценарій і таймінг із зазначенням точного місця, часу і списку учасників кожної події. Зустріч МР гостей, журналістів, делегацій так само повинні бути включені в таймінг.

Наприклад не варто ставити в один час майстер клас двох шеф кухарів за однаковою тематикою – гості, зацікавлені в даній темі, будуть змушені робити нелегкий вибір. Зробіть 40-50 хвилинну різницю в таймінгу, тоді всі будуть задоволені і зали обох лекторів будуть повні.

Аудіо та відео контент

Музичний супровід робить основну атмосферу – підберіть трек лист або діджеїв з відповідною музикою вашому концепту, часу дня, подіям на фестивалі. Переконайтеся, що вся територія покрита фоновою музикою в рівній мірі і в хорошій якості.

Якщо у вас використовуються екрани продумайте відео контент, який буде там показаний. Це можуть бути промо ролики інших подій, партнерів і спонсорів, відеоряд артистів, онлайн трансляція з інший локації і багато іншого.

5. Бюджет – основні статті доходів і витрат, інвестиції, терміни повернення інвестицій;

Ретельне бюджетування проєкту дозволить уникнути додаткових витрат, спланувати фінансовий результат і врахувати можливі ризики.

Доходи

Статей доходів завжди менше, ніж статей витрат.  Для комерційних і некомерційних подій структура відрізняється.

Комерційні події (фестивалі, виставки, конференції, концерти) – є можливість організувати платний вхід на закритій території:

1. Квитки – основна стаття доходів більшості комерційних подій, ціна квитків і категорії розраховуються виходячи з фінансових цілей, суми необхідних інвестицій і актуальності контенту (скільки гість готовий заплатити);
2. Оплата за участь – друга за значимістю стаття доходу, але все залежить від формату події. Точки фудкорту, зони розваг від компаній, учасники маркету або виставки, бари та інші.
3. Спонсори – бренди та компанії, які хочуть проявити себе на вашій події, отримати особистий контакт зі своїми потенційними клієнтами, провести презентацію нового продукту. Спонсори можуть покривати статті бюджету не тільки живими грошима, а й бартерними пропозиціям (Надання рекламних площ, виробництво декорацій, оплата гонорарів артистів і т.д.);

Чи некомерційні події (заходи на відкритих площах, міські свята, спортивні події, національні гуляння) – немає можливості організувати платний вхід:

• Оплата за участь – точки фудкорту, зони розваг від компаній, учасники маркету або виставки, бари та інші;

• Спонсори – бренди та компанії, які хочуть представити себе на вашій події, отримати особистий контакт зі своїми потенційними клієнтами, провести презентацію нового продукту. Спонсори більш охоче беруть участь у відкритих подіях – більшу кількість гостей побачать їх продукт;
• Гранти – існує безліч європейських грантів, які

підтримують культурні події, спрямовані на розвиток

креативної економіки і регіону в цілому. Але це не найпростіший шлях – тривалий і складний процес підготовки документів, сувора фінансова звітність і вплив грантової організації на процеси;

• Краудфандінг – привернення суспільної уваги до вашої ідеї, збір коштів невеликими сумами від великого кількості людей. Приклад краудфандінговой платформи: https://biggggidea.com 

Витрати

Рекомендуємо закладати додатково мінімум 10% до статей, суми яких немає можливості зафіксувати договорами.

Основні статті витрат:

• Оренда локації

• Технічне забезпечення та безпека

• Декор і друковані матеріали

• Маркетинг і просування

• Контент (артисти)
• Адміністративні витрати і персонал

Обов’язково має бути Система обліку. Найголовніше – не забувати все записувати відразу ж після операції. Для обліку всіх рухів грошей досить Ехсеl.

6. Локація – технічні вимоги, географія, трафік, місткість. Вибір потенційно придатних локацій. Вибирайте місце проведення заходу в залежності від концепту. Вибір правильної локації критично важливий фактор успіху.

Основні критерії вибору

-Місткість – скільки гостей і учасників повинна вміщувати локація ?;

-Приміщення або вулиця – чи важливо розмістити захід всередині приміщення або ж краще все організувати на відкритому повітрі, а може бути важлива наявність обох опцій;

– Розташування і транспорт – наскільки зручно буде добиратися гостям, яка ціна логістики обладнання;

 -Сусіди – якщо ви плануєте музична подія важливо заручитися підтримкою сусідів або вибрати локацію далеко від житлових БУДИНКІВ;

– Інфраструктура – кількість місць для паркування, наявність необхідного підключення до електрики, необхідну кількість туалетів і т.д .;

– Підрядники – чи є ексклюзивні підрядники на локації, які у них умови роботи, якість і ціни (найчастіше це технічне забезпечення сцен, клінінг, охорона, монтажна бригада);

-Опалення – важливе питання в холодний період;

-Вартість і умови оплати – яка ціна оренди і що вона включає.

– Маркетингова підтримка – наскільки відома локація, що може запропонувати для додаткової реклами;

-Інтернет – підключення адміністративних комп’ютерів, вай фай для гостей;

-Безпека – наявність всіх технічних документів на будівлі та обладнання, пожежна безпека, плани евакуації:

-Дозволи – чи потрібно отримувати дозвіл міста або це питання локація бере на себе, як приватна власність.

План території та розміщення активностей

Що, де і як буде розташовуватися. Локація повинна надати план території з розмірами всіх приміщень. Після чого ви наносите на цей план все, що повинно бути розміщено з урахуванням трафіку гостей:

-Каси або реєстраційні стійки

-Адміністративний офіс організатора

-Фудкорт, кейтеринг, бари

-Дитяча зона

-сцени

-Лекторії, майстер класи

-Швидка допомога

-Технічні приміщення (мийні, сміттєві баки, рампа для розвантаження учасників)

Інфо точки

-Посадка для гостей (меблі)

-Декорації, фотозони

-Парковка для гостей і для учасників / організаторів / партнерів

-Бюро знахідок втрачених / викрадених речей

-Гримерки для артистів і персоналу

-Стенди партнерів

-Навігація по території

Технічне забезпечення локації

Після того, як ви розставили весь контент на плані – пропишіть технічні вимоги в цілому по локації:

– Електричні навантаження – скільки кіловат і який вид підключення необхідний;

– Кріплення та монтаж – важливо узгодити навантаження з локацією і учасниками, якщо потрібно кріпиться до стін, стелі або підлозі будівлі;

– Зберігання та склад – чи є можливість залишити обладнання на зберігання, які умови зберігання;

– Вивезення сміття – де можна організувати збір всього сміття, як буде під’їжджати і збирати сміття машина;

– Туалети – чи є необхідна кількість.

– Вода – питна вода для фудкорту, технічна вода для мийних та туалетів;

– Місцеві особливості – якщо є газон, швидше за все, буде включатися нічний полив, який може залити залишене на зберігання обладнання;

Крім загального технічного забезпечення важливо узгодити все необхідне з кожним учасником. Наприклад для точки фудкорту, яка готує бургери, потрібно 15 кВт і підключення до 380 – такі навантаження є не завжди.

7. Задачі проєкту – детальний список всього, що має бути зроблено для  досягнення успіху;

План

8. Таймінг проєкту і критичні точки / дати 

– коли саме повинні бути реалізовані завдання проєкту, які критичні дати (коли повинні бути вирішені ключові питання, без яких не буде руху далі);

9. Структура команди і зони відповідальності – хто повинен бути в штаті, які завдання і зони відповідальності закриває, кого будете брати на фріланс;

-Які компетенції треба мати в «пулі команди»?  (це ідеальний варіант)

Крім основної команди, яка бере участь в підготовці проєкту, під час фестивалю працюватимуть ще сотні людей. Всі вони повинні бути правильно підібрані, поінформовані і проконтрольовані. Персонал – це ваше обличчя.

Внутрішня команда

Підготовка великої міської події йде мінімум 3 місяці, все залежить від обсягу заходів.

Мінімально необхідний функціонал команди:

1. Фінансовий менеджер – бюджетування, потік коштів, донори і рахунки;
2. Контент менеджер – підбір учасників, комунікація з усіма, узгодження умов і вимог;
3. Технічний менеджер – безпека, технічні вимоги до локації і учасників, монтаж, клінінг, сценічний конструктив;
4. Маркетинг менеджер – все просування, анонси, соціальні мережі, взаємодії з ЗМІ, розміщення реклами, створення маркетингової стратегії;
5. Дизайнер – візуальна комунікація, фірмовий стиль, оформлення всіх матеріалів на території фестивалю;
6. Декоратор / архітектор – розміщення всіх зон на плані з урахуванням необхідних розмірів, розрахунок трафіку руху гостей, декор території, навігація, вивіски;
7. Юрист – відносини з містом, договору з партнерами, локацією, учасниками, підрядниками;

Залежно від початкових інвестицій і обсягу завдань деякі функції може об’єднувати під собою одна людина.

Проєктний персонал

Проєктний персонал набирається безпосередньо на час проведення заходу:

-Касири – організація роботи кас, пропускна система (цю функцію так само може закривати підрядник);

-Хостес і стюарди – відповідальні за інформування про фестиваль, навігацію і будь-яку іншу необхідну гостю інформацію;

-Аніматори – розваги, проведення інтерактивних конкурсів;

-Ведучі – анонсування активностей, розвага і залучення гостей;

-Куратори інтерактивних зон – супровід лекторів, музикантів, артистів;

-Безпека – як забезпечити безпеку гостей (Чергова швидка допомога, охорона, план евакуації, пожежна безпека, санітарні норми та інше);

10. Підрядники – кого необхідно задіяти, які завдання варто віддати на підряд (клінінг, сцена, монтажна бригада, охоронна фірма, юридична консультація і т.д.);

Персонал підрядників, партнерів і учасників

Персонал підрядників, партнерів і учасників так само повинен бути узгоджений з організатором – кількість, завдання, місце роботи, зовнішній вигляд та інше.

-Охорона – пропускна система, охорона периметра, загальна безпека;

-Клінінг – прибирання території, вивіз сміття;

-Технічне забезпечення – сцени, звук, світло, екрани;

-Відео та фото – зйомка заходу, пост звіти;

-Оренда меблів та іншого устаткування – доставка, обслуговування;

-Фудкорт – кухарі, касири, продавці;

-Артисти, музиканти, лектори

-Дитяча зона – персонал, відповідальний за роботу з дітьми;

-Електрики, сантехніки – обслуговування комунікацій;

-Пожежна безпека – чергові пожежної служби;

-Монтажна бригада – установка меблів, обладнання, складування, обслуговування;

Ризики та безпека – облік всіх можливих ризиків:

– фінансові – чи вистачить інвестицій, можливі додаткові витрати, відстрочки платежів;

– політичні – ситуація в країні, гострота обраної теми;

– погодні – штормове попередження, похолодання, дощ, аномальна спека;

-людський фактор – хвороба, безвідповідальність, демотивація.

Маркетинг 

11. Маркетинг і просування – хто ваша цільова аудиторія, які інструменти задіяти для анонсування та реклами;
12. РR – які ЗМІ можна задіяти, лідери думок, блогери;
13. Продаж квитків (якщо актуально) – які канали попереднього продажу, організація каси під час заходу, система обліку та інкасації;

Переглядаємо бюджет І ПРОЄКТНИЙ ПЛАН, ТАЙМІНГ – на цьому етапі, швидше за все, з’явиться багато змін в бюджеті і проєктному плані

Чек-лист

14. Інфраструктура і список устаткування – що, де, в яких кількостях і коли повинно бути на майданчику (план монтажу меблів і стендів, електричні підключення, туалети, сцена і звукове обладнання та інше).
15. Фінальний брифінг персоналу – касири, хостес, монтаж, охорона, клінінг, технічна підтримка і т.д .;

Брифінг команди (приклад пластового табору )

Весь персонал, який працює в проєкті, повинен отримати бриф, в якому описаний фестиваль, таймінг роботи всіх зон, спеціальні вимоги до кожної категорії працівників:

-Зовнішній вид – брендовий одяг, охайність, макіяж, взуття;

-Скрипт спілкування з гостем – в залежності від зони відповідальності, наприклад, як охорона на вході повинна звертатися до гостей, що відповідати на основні питання;

-Зони роботи – на якій території працює, за що відповідає;

– Графік роботи – о котрій повинен прийти, коли закінчити, коли перерва;

-Список контактів – до кого звертатися з питаннями і в екстрених випадках;

-Таймінг фестивалю і основний контент – що де і коли відбувається.

Брифінги краще проводити для всього персоналу разом – в процесі можуть виникати питання, які ви могли не врахувати в брифі. Таким чином у всіх буде однакова інформація.

16. Підготовка чек-листів – в форматі таблиці ехсеl:

– на монтаж – список меблів, комутації, підключень, стендів, обладнання – що де має знаходитися;

– в день івенту – список персоналу, учасників, активностей і час роботи кожного .

Короткий екскурс в  інструментарій організаційного процесу в проєктуванні івенту

(Canva, Prezi, Google Drive, Asana&Trello, Zoom & Skype & Hangout, G-Calendar , Google Form,Google  Sheets and Excel,)

А також рекомендуємо скористатися такими інструментами:

– Аsana (більш просунутий інстурмент-планувальники задач) – Як користуватись

– Trello (більш інтуітивний інструмент-планувальники задач)- Як користуватись

– Сanva (для створення візуальної наповнення. Готові шаблони для соц.мереж)- Як користуватись

– Prezi – (інтерактивні презентації) – Як користуватись

– Google Drive ( велике віддалене сховище, зручне для дистанційної командної роботи, в якому рекомендуємо зберігати всі проєкні та обмінюватись між командою). А також рекомендуємо кристуватись Google формами, для реєстрацій та опитувань. 

–Програми ЄС-Східного Партнерства Культура та Креативність – ресурс з корисними програмами онлайн-навчання 

Зумінар відбувся у межах проекту “Підтримка реінтеграції ветеранів конфлікту на сході України та їхніх сімей”, який впроваджує Міжнародна організація з міграції та реалізує у Львівській області Молодіжна організація “СТАН” за фінансової підтримки Європейського Союзу.